La diferencia entre corregir una factura en treinta segundos y perder media mañana suele estar en un detalle: entender qué te está diciendo el SRI. Los estados se parecen entre sí y la consecuencia de cada uno es muy distinta.
Esta es la traducción, y sobre todo qué hacer en cada caso.
Los dos momentos del proceso
Un comprobante pasa por dos servicios del SRI, y cada uno tiene su propia respuesta:
- Recepción. ¿El SRI se queda con el comprobante? Responde recibida o devuelta.
- Autorización. ¿Le da validez tributaria? Responde autorizado o no autorizado.
Casi todos los errores ocurren en el primero. Es una buena noticia: son los que se corrigen sin consecuencias.
Estado por estado
RECIBIDA
El SRI aceptó el archivo y lo puso en cola. Todavía no es una factura válida: falta la autorización. Es un estado de paso y lo normal es que dure segundos.
Qué hacer: esperar y consultar la autorización. Si se queda ahí mucho tiempo, vuelve a consultar con la misma clave de acceso. No generes otro comprobante: el SRI ya tiene este y duplicarlo te cuesta un secuencial.
DEVUELTA
El SRI no se quedó con el comprobante. Algo en el archivo no pasó la validación: un dato mal escrito, la firma, la estructura del XML.
Este es el estado más benigno de todos, y es el que más gente malinterpreta. Como el SRI no se lo quedó, el número sigue siendo tuyo: corriges el dato y lo reenvías con el mismo secuencial. No hace falta nota de crédito ni nada parecido, porque no llegó a existir una factura.
Motivos más comunes:
| Lo que dice el SRI | Lo que pasó de verdad |
|---|---|
| Identificación del comprador no existe | El RUC o la cédula del cliente están mal escritos |
| Establecimiento no registrado | Facturas desde un local que no está en tu catastro del RUC |
| Firma inválida o certificado caducado | La firma electrónica venció o no corresponde al titular |
| Fecha de emisión extemporánea | El comprobante está fechado en el futuro, o demasiado atrás |
| Error en la estructura del XML | El archivo no cumple el esquema que exige la ficha técnica |
| Clave de acceso registrada | Ya habías enviado este comprobante: el SRI lo tiene |
Ese último no es un error. Significa que el SRI reconoció la clave de acceso y ya tenía el comprobante, que es justo lo que debe pasar cuando se reintenta un envío después de un corte de red.
AUTORIZADO
Listo. El comprobante tiene número y fecha de autorización, y es válido para el cliente y para tu contabilidad.
Qué hacer: entregar al cliente el XML autorizado y el RIDE en PDF, y guardarlos. El comprobante válido es el XML; el PDF es su representación impresa.
NO AUTORIZADO
El SRI recibió el comprobante y, al revisarlo, decidió no darle validez. A diferencia de devuelta, aquí el comprobante sí entró.
Qué hacer: lee el motivo, corrige y vuelve a emitir. Si el número quedó consumido, el secuencial siguiente continúa desde donde estaba: los secuenciales no admiten huecos hacia atrás, pero saltarse uno por un comprobante fallido es una situación prevista.
ERROR O SIN RESPUESTA
No es un estado del SRI: es tu sistema diciendo que no pudo hablar con él. El servicio estaba caído, la red se cortó o la consulta venció.
Qué hacer: reintentar. El comprobante ya existe con su clave de acceso, así que reenviarlo es seguro: si el SRI ya lo tenía, responde que la clave está registrada. Lo que no hay que hacer es armar el comprobante de nuevo desde cero, porque eso sí quema un secuencial y puede dejarte con dos facturas para una venta.
La regla corta
| Estado | ¿Existe para el SRI? | ¿Conservas el número? | Qué haces |
|---|---|---|---|
| Recibida | En proceso | Sí | Consultar la autorización |
| Devuelta | No | Sí | Corregir el dato y reenviar |
| Autorizado | Sí | Sí | Entregar y guardar |
| No autorizado | Sí | No, ese quedó usado | Corregir y emitir de nuevo |
| Error temporal | Quizá | Sí | Reintentar el envío, no rehacerlo |
Y cuando ya estaba autorizada y hay que corregirla
Si el comprobante quedó autorizado y recién ahí descubres el error —el precio estaba mal, el cliente equivocado, la venta se cayó—, ya no hay corrección posible sobre esa factura. Se emite una nota de crédito que la anula total o parcialmente, y si corresponde, una factura nueva.
Por eso conviene revisar antes de emitir: después, el camino es más largo.
Qué le puedes exigir a tu sistema
- Que muestre el estado de cada comprobante sin que tengas que entrar al portal del SRI.
- Que traduzca el motivo. «ERROR 39» no es información; «el RUC del cliente no existe, verifica el número» sí lo es.
- Que distinga un comprobante devuelto de un error temporal de red. Son cosas distintas y la acción que corresponde también.
- Que al reintentar no duplique ni queme secuenciales.
Timbre muestra cada estado con su motivo en español y conserva el historial completo de intentos de cada comprobante, para que puedas corregir sin perder la trazabilidad. Ver planes o leer la guía paso a paso.
Este contenido es informativo. Los códigos y mensajes exactos del SRI cambian entre versiones de la ficha técnica: consúltalos en el SRI.